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Traitement des données personnelles
CASEL

 

Dans le cadre de la navigation sur le Site via le Logiciel de gestion d’œuvres sociales, le CASEL est responsable de traitement.

A contrario, dans le cadre de la navigation sur la Plateforme MEYCLUB, par connexion directe ou via le Site du CASEL, PROWEBCE est le responsable de traitement. Une politique de protection des données décrit les traitements effectués par ProwebCE.
Lien vers la page protection MEYCLUB.

1.  Quelles données recueille le CASEL ?

 

Le CASEL peut recueillir directement auprès de vous des données à caractère personnel. Conformément au principe de minimisation, nous ne collectons que les données nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Les données transmises directement par les collectivités sont :

  • Nom et prénom de l’agent
  • Date d’entrée et fin de contrat
  • Statut du contrat

Les données recueillies directement par le CASEL sont :  

  • Date de Naissance de l’agent-retraité
  • Matricule Interne base de données
  • Coordonnées personnelles de l’agent-retraité (postale, email et N° téléphone)
  • Coordonnées professionnelles de l’agent (N° téléphone, email)
  • Situation matrimoniale
  • Collectivité, lieu de travail et service de travail
  • Type de contrat de travail et date d’entrée (sortie le cas échéant)
  • Coordonnées bancaires
  • Mandats de prélèvements complémentaires pour les adhérents acceptant les prélèvements
  • Informations permettant le calcul du quotient familial à partir de l’avis Imposition (agente et conjoint(e)). Tout agent peut refuser de fournir ses éléments personnels. Selon la prestation concerné l’agent sera éligible au taux le plus bas ou non éligible à la prestation. Pour connaître le détail de fonctionnement de chaque prestation, nous vous conseillons de prendre contact avec le bureau du CASEL
  • Notion de statut de l’adhérent : Actif, Non Actif, Retraité
  • N° Sécurité sociale renseignée uniquement pour les agents bénéficiant de la prestation Garantie Obsèques
  • Nom de la complémentaire santé
  • Etat civil des ayants droits (nom, prénom, date de naissance et notion à charge/non à charge), niveau de scolarité, certificat de scolarité pour l’obtention de l’ARS pour les enfants de plus de 16 ans
  • Justificatif de création d’un nouvel ayant-droit (certificat naissance, mariage, livret de famille…)
  • Justificatif pour changement de la situation familiale (jugement de divorce…)
  • Justificatifs de dépenses liés à des prestations du CASEL (sport, culture, loisir, frais de garde, voyages individuels)
  • Justificatifs indispensables à la participation aux prestations proposées par le CASEL (CNI ou Passeport, formulaires administratifs, documents médicaux demandés lors de l’annulation d’un dossier)
  • Etat civil des extérieurs pouvant bénéficier de prestations du CASEL à titre exceptionnel
  • Pièces relatives à la constitution des prêts financiers (demande initiale, facture)
  • Pour le prêt de véhicules/objets autres,

2.  Finalité des données collectées

 

Dans le cadre de l’exécution des prestations du CASEL, des données à caractère personnel, (ci-après dénommées « Données Personnelles ») concernant les Bénéficiaires sont collectées et font l’objet de traitements dans le cadre des activités du CASEL.

Le traitement peut avoir tout ou partie des finalités suivantes :

 

  • Gestion administrative et comptabilité : création et gestion de la base de données, réalisation d’états statistiques ou de listes d’ouvrants droit ou d’ayants droit, envoi de courriers (courriels, envois postaux) ;
  • Historique de suivi de commandes de prestations et d’utilisation des subventions ;
  • Gestion des prestations d’œuvres sociales (chèques-cadeaux, distribution de cadeaux, billetterie- spectacles et loisirs voyage et séjours, activités sportives, prêts d’objets et médiathèques, location de vacances, ventes de produits divers, prêts financiers à la consommation) ;

3.  Durée de conservation


Les données qui ne sont pas ou plus nécessaires au regard des objectifs pour lesquelles elles ont été initialement collectées ou traitées ne sont pas conservées par le CASEL.

En revanche le CASEL sera amené à conserver certaines de vos données afin de répondre à ses obligations légales (notamment comptables, fiscales et URSSAF) :

- Les pièces comptables (grand livre, balances) ainsi que les pièces justificatives comme les factures, bons de commandes seront conservés dix (10) ans.
- Les justificatifs sur les activités du CASEL doivent être conservées durant cinq (5) ans plus l’année en cours en cas de contrôle de l’URSSAF ainsi pour que répondre à des besoins de fonctionnement liés au règlement interne du CASEL (notamment l’attribution des voyages, vacances…).

Les données conservées dans l’outil sont donc :

-         Toutes les données relatives aux subventions versées pendant une durée de 5 ans + l’année en-cours
-         Toutes les données de comptabilité pendant une durée de 10 ans + l’exercice en cours
-         Toutes les données utiles pour la gestion des activités à un instant donné (infos OD et AD, historique des consommations si gestion des attributions vacances)

4.  Destinataires des données :

Les destinataires des données traitées par le Client sont :

  • ProwebCE aux fins d’accompagnement à l’utilisation de la solution ainsi que pour les commandes nominatives concernant les prestations de Subvention sur les offres de la boutique en ligne Meyclub
  • Les banques du CASEL aux fins de réalisation de virements/prélèvements vis-à-vis des bénéficiaires
  • L’ANCV (organisme gestionnaire des chèques vacances) afin de générer la commande annuelle
  • L’organisme gestionnaire des CESU afin de générer les commandes
  • Organisme gestionnaire des chèques cadeaux afin d’attribuer les chèques cadeaux à chaque bénéficiaire
  • Organismes gestionnaires de voyages/séjours/Wend afin de leur permettre de gérer l’organisation de la prestation à partir d’une liste des inscrits
  • Organismes gérant les linéaires/nuitées proposés par le CASEL
  • L’expert-comptable auquel peut être transféré des données liées à la gestion des activités et de la comptabilité
  • Le commissaire aux comptes auquel peut être transféré des données liées à la gestion des activités et de la comptabilité
  • La banque partenaire du CASEL à laquelle sont transférées des dossiers de prêts nominatifs pour chaque demande d’un agent
  • L’organisme gérant les garanties obsèques auquel est transféré tous les ans la liste des agents éligibles
  • Les organismes proposant des ventes diverses au CASEL (épicerie, produits…) auxquels le CASEL peut transférer une liste nominative des commandes (nom, prénom)

5.  Sécurité des données

 

Le CASEL s’engage à assurer la sécurité des informations et à respecter la loi applicable en sous-traitant la gestion de son parc informatique à une société experte qui sera amenée à réaliser un audit de sécurité et déterminer les actions correctives à mettre en place. Ces mesures sont destinées à protéger les données contre toute destruction fortuite ou illicite, perte fortuite, altération, divulgation ou un accès non autorisé.

Le CASEL veille à ce que ses prestataires autorisés à traiter les Données soient soumis à une obligation de confidentialité et dispensent aux personnes autorisées à traiter les Données la formation nécessaire en matière de protection des données à caractère personnel.

6.  Quels sont vos droits ?

 

Vous pouvez, conformément à la règlementation applicable exercer vos droits d’accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de portabilité et de limitation quant aux Données vous concernant, comme suit :

- Auprès du CASEL : en envoyant sa demande à l’adresse email :                accueil@casel.fr

- En vous connectant sur votre espace Mon Compte du site https://www.casel.fr/ via la rubrique Je m’oppose à l’utilisation de mes données personnelles

7.  Actualisation des données transmises

 

Il est important que les informations que vous nous transmettez soient exactes et à jour et que vous nous informiez sans délai de tout changement significatif vous concernant.

8.  En savoir plus

Pour en savoir plus sur notre Politique de protection des données à caractère personnel, vous pouvez contacter le responsable des traitements (DPO) à l’adresse suivante : carole.cheque@agglo-larochelle.fr

9.  Modification de la Politique de protection des données

Le CASEL est susceptible de modifier cette Politique afin de refléter les changements dans ses pratiques, préciser davantage ses pratiques ou pour assurer le respect de la réglementation. Dans ce cas, vous en serez informé par l’envoi d’un courriel ou d’une notification sur votre compte.